Segons la norma ISO 15489-1(6.2) l’objectiu de la política de gestió documental ha de ser la creació i gestió de documents autèntics, fiables i utilitzables, capaços de prestar suport a les funcions i a les activitats de negoci durant el temps necessari.
Per conèixer el temps necessari de conservació de la documentació i el grau d’accés és essencial que les sèries documentals hagin estat prèviament avaluades. L’avaluació consisteix en un procés analític mitjançant el qual s’arriben a conèixer els diferents valors que presenta la documentació i a través dels qual es pot establir la seva disposició i el règim general d’accés. El Decret de 9 de novembre del 2021 d’aprovació del Reglament de la Comissió Nacional d’Accés i Avaluació de la Documentació (CNAAD) estableix que no es pot eliminar documentació pública que no hagi estat avaluada.
La Llei 29/2021, del 28 d'octubre, qualificada de protecció de dades personals (LQPD) estableix la limitació de la finalitat, la minimització de dades personals, i també, quan sigui possible, determinar els terminis previstos per a l’eliminació de les diferents categories de dades.
Tota proposta d'accés i avaluació documental ha de ser presentada a la CNAAD emplenant la proposta d’avaluació documental que es posa a disposició dels organismes públics interessats.
Normativa
- Decret 455/2022, del 9-11-2022, d’aprovació del Reglament d’organització i funcionament de la Comissió Nacional d’Accés i Avaluació de la Documentació (CNAAD).
- Llei 33/2021, del 2 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i govern obert.
- Llei 29/2021, del 28 d'octubre, qualificada de protecció de dades personals (LQPD).
- Llei 14/2023, del 3 de juliol, de text consolidat del Codi de l’Administració
- Llei 9/2003, de 12 de juny, del patrimoni cultural, i les seves modificacions.
- Llei del Govern, del 15 de desembre del 2000.