La Comissió Nacional d’Avaluació i Accés Documental (CNAAD) és un òrgan consultiu i decisori en matèria d’accés a la informació pública i en l’avaluació de la documentació i informació pública.

Quins són els membres que composen la CNAAD?

La CNAAD es compon dels membres següents:

La persona encarregada de la Secretaria General del Govern.
La persona responsable de la direcció de l’Agència Andorrana de Protecció de Dades.
La persona responsable de la direcció de l’Arxiu Nacional d’Andorra.
Una persona tècnica de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents del Govern.
Una persona titulada en dret especialitzada en dret administratiu.
Una persona titulada en economia.
Una persona qualificada en l’àmbit dels sistemes d’informació.
Una persona titulada en història i especialista en història contemporània.
Una persona representant del ministeri que escaigui, segons el tipus i les característiques de la informació pública l’accés a la qual se sol·licita o de la documentació pública subjecta a avaluació.
Una persona representant de cada comú designada per cada comú.

Què avalua la CNAAD?

La CNAAD avalua el període de conservació i l’accés que se li ha de donar a la documentació pública. És a dir, estableix el temps durant el qual s’han de conservar els documents i estableix quan i amb quines condicions és accessible per a la ciutadania la informació que conté.

La CNAAD avalua agrupacions documentals, tals com procediments o sèries documentals, però en casos degudament justificats, també es poden avaluar documents solts.

Les resolucions de la CNAAD estan pensades per ser aplicades en tots els suports, perquè el que s’avalua és la informació que contenen i no el suport en el qual es troba.

Què vol dir avaluar documentació i per a què serveix?

Quan s’avalua la documentació es fa per determinar el temps de conservació i l’accés a la informació que aquesta conté.

Dins d’un sistema de gestió documental l’avaluació de la conservació de la documentació és el procés que determina el valor que tenen els documents per a l’organització i estableix el terminis de conservació d’aquesta. No tots els documents que produeix l’administració pública en el desenvolupament de les seves funcions s’han de conservar per sempre als arxius, hi ha molta documentació que no cal guardar més del temps necessari per a la funció que compleix. Però quan aquesta documentació és original no es pot destruir sense més. S’ha de valorar, avaluar i determinar oficialment quant de temps s’ha de conservar.

Per a dur a terme aquesta tasca, el 2022 es crea la Comissió Nacional d’Avaluació i Accés Documental (CNAAD) com a responsable de definir i escollir els criteris que s’usaran a l’hora d’avaluar la documentació pública. Les possibles resolucions que pot prendre aquesta Comissió en relació amb la documentació que s'avalua són:

Conservació permanent: per la documentació amb un alt valor informatiu o històric.
Eliminació total: per la documentació amb escàs o nul valor informatiu o jurídic fiscal un cop passat determinat període de temps.
Conservació parcial: per la documentació que pot disposar d’algun valor informatiu que justifiqui la conservació d’una part que sigui mostra representativa del conjunt.

L’avaluació de l’accés a la documentació, es fa per determinar si una documentació és d’accés lliure o restringit per a la ciutadania, i el termini durant el qual s’han de guardar les restriccions fins que esdevingui de consulta pública.

Les resolucions de la CNAAD establertes en matèria d’avaluació i accés a la documentació són vinculants per l’administració general d’Andorra i les entitats que en depenen.

Qui està obligat a avaluar la seva documentació?

L’Administració pública i els òrgans i entitats que en depenen o que estan sota la seva direcció estan obligats a avaluar la seva documentació per determinar el període de conservació i el seu accés.

No està permesa l’eliminació de documentació pública que no ha estat avaluada, a excepció d’aquells casos en què l’eliminació està regulada per normativa.

Què he de fer per avaluar documentació?

El responsable de la documentació és l’encarregat d’omplir i presentar la Proposta d’Avaluació i Accés a la Informació (PAAI).

S’està treballant per poder fer les sol·licituds en línia, però de moment el sistema és el següent:

Cal omplir el PDF autoemplenable de la PAAI que es troba penjat a la web www.transparencia.ad a l’apartat de la CNAAD. Un cop omplert, s’ha de fer arribar a la secretaria de la CNAAD a través del correu electrònic comunicacio@cnaad.ad.

Des de la CNAAD es recomana comptar amb el suport de la persona responsable de la gestió documental o de l’arxiu de l’entitat per omplir la PAAI.

A l’apartat de la CNAAD, dins de la web de transparència, podeu consultar el procediment d’avaluació.

Què és una PAAI i com es fa?

Les PAAI són les Propostes d’Avaluació i Accés a la Informació. És el document que actua com a sol·licitud d’avaluació.

Tot aquell organisme o entitat interessats a avaluar documentació o que s’estableixi una taula d’avaluació de la documentació, l’ha de fer arribar a la secretaria de la CNAAD degudament omplerta i signada.

El model autoemplenable de PAAI i les instruccions per omplir-lo es troben a disposició en l’apartat de la Comissió Nacional d’Avaluació i Accés Documental de la web de transparència.

El responsable d’omplir i presentar la PAAI serà la persona responsable de la documentació que es vol avaluar.

Des de la CNAAD es recomana comptar amb el suport de la persona responsable de la gestió documental o de l’arxiu de l’entitat.

Com són les resolucions de la CNAAD?

Les resolucions de la CNAAD, o Taules Nacionals d’Avaluació i Accés de la Informació (TNAAI) són d’obligat compliment i apliquen a la totalitat de la documentació o informació que s’avalua, independentment del format en el qual es trobi.

Les resolucions poden ser:

Eliminació: quan es considera que la documentació no és necessària a partir del moment que s’ha exhaurit el seu valor administratiu.
Conservació: si es considera que es tracta de documentació d’interès o rellevància històrica. La conservació pot ser total o parcial segons si es conserva tota la documentació o només una part.

Quan es resol una conservació parcial també s’indica la tècnica de mostreig que s’ha de fer servir per escollir quins expedients s’han de conservar i quins s’han d’eliminar.

Tot i que una resolució de la CNAAD així ho indiqui, un expedient que està associat a un procés judicial obert del qual es tingui coneixement no es podrà eliminar fins que el procés no finalitzi.

Diferències i àmbit d’aplicació de les resolucions de la CNAAD (TNAAI) i les de la CAAD (TAAD)

Les TNAAI són les Taules d’Avaluació i Accés a la Informació i corresponen a les resolucions establertes per la CNAAD en matèria d’avaluació i accés de la documentació pública. Són d’obligat compliment, i apliquen a tota la documentació avaluada, independentment del suport i format en el qual es trobi.

Les TAAD són les Taules d’Avaluació i Accés a la Documentació que va aprovar la Comissió d’Avaluació i Accés a la Documentació de Govern entre el 1998 i el 2022, moment en què es va dissoldre. Aquestes TAAD només apliquen a la documentació que van avaluar, i no poden ser utilitzades per una altra entitat que no sigui Govern.

Segons la disposició derogatòria del Reglament d’organització i funcionament de la Comissió Nacional d’Accés i Avaluació de la Documentació (CNAAD), les TAAD es mantenen vigents mentre no es reguli una nova taula sobre la mateixa documentació.

On es poden consultar les Taules d’avaluació i accés (TNAAI) aprovades?

Les resolucions de la Comissió Nacional d’Avaluació i Accés a la Documentació (CNAAD) es publiquen al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra a mesura que es van aprovant.

És possible consultar Taules Nacionals d’Avaluació i Accés a la Informació (TNAAI) a la web www.transparencia.ad dins de l’apartat de la CNAAD.

Revisió d’una resolució d’avaluació i accés

Si, pel motiu que sigui, la resolució que indica la TNAAI no correspon amb la realitat del procediment, el responsable de la documentació pot demanar una revaluació. Per fer-ho, haurà de seguir el procediment de demanda d’avaluació i accés a la informació.

La CNAAD revisarà la resolució que es va fer i tindrà en compte les noves aportacions per tal de decidir si mantenir la TNAAI o tancar-la i crear-ne una de nova actualitzada.

Com puc modificar dades d’una TNAAI?

Les dades que consten a les TNAAI només poden ser modificades per acord del ple de la CNAAD. En cas que el responsable de la documentació detecti un error que s’ha de corregir haurà de posar-se en contacte amb la secretaria de la CNAAD a través del correu electrònic comunicacio@cnaad.ad.

ELIMINACIÓ

Com es pot eliminar documentació?

Per eliminar documentació que ha estat creada o rebuda per l’Administració com a resultat de les seves funcions s’han de seguir els passos següents:

1. Esbrinar si aquella documentació és original o còpia, i si és responsabilitat del departament que la vol eliminar o d’un altre.

Si és còpia, i es té controlat l'original, es pot eliminar directament. La còpia assegurant que es considera com un original.
Les publicacions es poden eliminar directament.
Només pot avaluar i aplicar el procediment d’eliminació el responsable de la documentació. En cas de no ser-ho, caldrà adreçar-se a qui ho sigui perquè faci el procediment adient.

2. Comprovar la data en la qual es va crear la documentació. Segons la llei de Patrimoni Cultural, els documents anteriors al 1984 són de conservació permanent.

3. Comprovar que cap expedient està judicialitzat. Si és el cas, aquell o aquells expedients s’han de retenir.

3. Si la documentació que es vol eliminar és original i posterior al 1984, el següent pas que s’ha de fer és confirmar si hi ha una avaluació aprovada que estableixi el termini de conservació d’aquella documentació. Per fer-ho, s’han de consultar les taules d’avaluació documental (TNAAI).

Si no té una taula d’avaluació aprovada, cal posar-se en contacte amb la secretaria de la CNAAD adjuntant una proposta d’avaluació (PAAI) degudament omplerta.
Si té una avaluació aprovada, s’ha de seguir el procediment d’eliminació certificada.

Segons l’article 27 de la Llei 33/2021 de Transparència, accés a la informació pública i govern obert, l’òrgan titular de la documentació objecte d’avaluació és el responsable d’aplicar les resolucions de la CNAAD. Quan l’aplicació d’una taula d’avaluació comporti l’eliminació de documents, abans de procedir a la destrucció s’ha de:

Tenir un inventari de la documentació a destruir.
Obtenir l’autorització de la secretaria o de la direcció de l’organisme o entitat titular de documentació.
Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica no ha alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar.

L’eliminació de documentació s’ha de comunicar a la secretaria de la CNAAD mitjançant la tramesa d’una acta d’eliminació.

Els titulars de documents públics han de disposar d’un registre de destrucció de documents que ha d’estar autoritzat pels seus secretaris respectius. Aquest registre ha d’estar a disposició de consulta de la CNAAD i de l’Arxiu Nacional d’Andorra.

Què puc fer si la Batllia em demana un expedient eliminat?

La documentació pública no es pot eliminar si no és en compliment d’una taula d’avaluació que així ho indiqui o d’una normativa aprovada.

Si l’expedient s’ha eliminat seguint la resolució establerta en una taula d’avaluació, caldrà informar a la Batllia del número de taula d’avaluació i, si s’escau, aportar el certificat i l’acta d’eliminació.

No obstant això, tot i que una resolució de la CNAAD així ho indiqui, un expedient que està associat a un procés judicial obert del qual es tingui coneixement no es podrà eliminar fins que el procés no finalitzi.

Quan s’escaneja un document es pot eliminar l’original en paper?

El procés de digitalització qualificada que regula pel Decret 89/2023, del 22-2-2023, de digitalització qualificada, permet considerar els documents resultants com a equivalents als documents en paper originals, i fer que adquireixin el mateix valor que aquests documents en paper originals sense necessitat de disposar-ne. De manera que, si la digitalització s’ha fet seguint els principis que regula aquest decret, l’exemplar en paper es pot eliminar.

Els escanejos fets sense seguir el procés de digitalització qualificada regulat pel decret 89/2023 es consideraran còpia simple i, en conseqüència, no es podran fer servir per substituir l’original en paper, que no es podrà eliminar.

Eliminació de còpies i publicacions

Les còpies, fotocòpies i publicacions (edictes del BOPA, revistes, diaris, etc.) no són objecte d’avaluació, i es poden eliminar sense necessitat d’una taula d’avaluació al respecte sempre que l’original estigui localitzat i degudament conservat.

La seva eliminació no s’ha d’enregistrar ni fer constar a l’acta d’eliminació.

En cas que aquesta documentació contingui dades personals de caràcter sensible s’haurà d’eliminar seguint el procediment d’eliminació certificada.

Les empreses i organitzacions privades han d’avaluar la documentació per poder eliminar-la?

La documentació privada no és objecte d’avaluació documental i queda fora de l’àmbit d’actuació de la CNAAD.

Els temps de conservació de la documentació privada moltes vegades queda definit a la normativa sectorial.

Què diu la Llei de protecció de dades sobre la conservació de documentació pública que conté dades personals?

La Llei 29/2021, del 28 d’octubre, qualificada de protecció de dades personals (LQPD) estableix que les dades personals han de ser conservades de manera que permetin identificar les persones interessades durant un període no superior al necessari per a les finalitats del tractament de dades personals; tanmateix, es poden conservar durant períodes més llargs sempre que es tractin exclusivament amb finalitats d’arxiu en interès públic, amb finalitats de recerca científica o històrica o amb finalitats estadístiques, sense perjudici de l’aplicació de les mesures tècniques i organitzatives adequades amb la finalitat de protegir els drets i les llibertats de la persona interessada.

Aquestes mesures poden incloure la seudonimització, si així es poden aconseguir aquestes finalitats; a menys que no es puguin assolir mitjançant un tractament posterior que no permeti o ja no permeti la identificació de les persones interessades (anonimització).

ACCÉS

Què és el dret d’accés i la transparència?

El dret d'accés a la informació pública (també conegut com a "transparència passiva") és el dret subjectiu de configuració legal qualsevol persona a sol·licitar i obtenir la informació pública que tenen les administracions en el seu poder. Normalment s'exerceix per tal de demanar accés individual a informació pública que no és publicada de forma activa.

Transparència vol dir fer visible, accessible i comprensible qualsevol informació, document o dada sobre l'activitat de l'Administració pública i de les activitats del Govern.

La CNAAD és garant d’aquest dret.

Quina informació es considera informació pública?

D’acord amb Llei 33/2021, del 2 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i govern obert, s’entén per informació pública els continguts o els documents de què disposen les entitats previstes a l’article 3.1, elaborats o rebuts, en l’exercici de les seves funcions públiques, independentment del suport físic o format en què estiguin registrats o arxivats.

Les entitats previstes a l’article 3.1 són les següents:

a) L’Administració general i els òrgans que estan sota la seva direcció.

b) Els comuns i els òrgans que en depenen.

c) El Consell General, el Tribunal Constitucional, el Consell Superior de la Justícia, el Raonador del Ciutadà, i el Tribunal de Comptes, en relació amb les seves activitats subjectes a dret administratiu.

d) Els organismes públics i les entitats parapúbliques, en relació amb les seves activitats subjectes a dret administratiu i amb exclusió dels col·legis professionals, que es regeixen per la seva pròpia normativa.

e) Les entitats associatives i fundacionals creades per l’Administració general o pels comuns.

f) Les societats públiques, siguin generals o comunals, quan la participació de l’Administració en el seu capital sigui majoritària o suficient per tenir-ne el control.

Quins són els límits al dret d’accés?

Segons l’article 11 de Llei 33/2021, del 2 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i govern obert, els límits al dret d’accés a la informació pública són:

La defensa i seguretat nacional (art. 11.1.a).
Les relacions internacionals i les obligacions de confidencialitat assumides per acords amb OI (art. 11.1.b).
La seguretat pública (art. 11.1.c).
Les relacions amb els coprínceps i els seus serveis (art. 11.1.d).
La política econòmica, financera i monetària (art. 11.1.e).
La protecció del medi ambient (art. 11.1.f).
La prevenció, investigació i sanció d’infraccions penals, administratives o disciplinaries (art. 11.1.g).
Les funcions administratives de vigilància, inspecció, control, supervisió i auditoria (art. 11.1.h).
La igualtat de les parts en els processos judicials i la tutela judicial efectiva (art. 11.1.i).
Les deliberacions en el si o per part d’autoritats públiques en relació amb l’examen d’un assumpte, així com la garantia de la confidencialitat o el secret requerits en processos de presa de decisions (art. 11.1.j).
La intimitat i altres interessos privats legítims, com ara els drets dels menors d’edat i els de les víctimes de violència de gènere, de conformitat amb la normativa en matèria de protecció de dades personals (art. 11.1.k).
Els interessos econòmics i comercials d’una persona física o jurídica, inclosa la propietat intel·lectual i industrial i la informació empresarial estratègica (art. 11.1.l).
El secret professional (art. 11.1.m).

Què puc fer si se m’ha denegat l’accés a documentació pública?

En cas de denegació, es poden interposar recursos davant la CNAAD en la seu electrònica o a el servei de tràmits de Govern.

Com afecta la normativa sobre protecció de dades?

Atenent l’article 12 de la Llei 33/2021, del 2 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i govern obert, s’haurà de tenir en compte el següent:

Si la informació sol·licitada conté categories especials de dades personals segons definides a la Llei qualificada de protecció de dades personals, o dades relatives a la comissió d’infraccions penals o administratives que no comporten l’amonestació pública a l’infractor, l’accés únicament es pot autoritzar en alguna de les circumstàncies següents:
- Prèvia obtenció del consentiment exprés i per escrit de la persona afectada, llevat que aquesta persona hagi fet manifestament públiques les dades personals amb anterioritat a la data de la sol·licitud d’accés.
- Una vegada transcorreguts 25 anys de la mort de la persona afectada o, si no se’n coneix la data, 50 anys a partir de la producció del document.
- Per manament judicial.
Fora dels supòsits previstos a l’apartat anterior, quan la informació sol·licitada conté dades de caràcter personal, l’entitat a la qual es dirigeix la sol·licitud ha de concedir l’accés prèvia ponderació prou raonada de l’interès públic que justifica l’accés a la informació i dels drets de les persones afectades, en particular, del seu dret fonamental a la protecció de dades de caràcter personal.

Amb caràcter general i llevat que en el cas concret prevalgui la protecció de dades personals o altres drets constitucionalment protegits de les persones afectades, s’ha de concedir l’accés a la informació pública que conté dades merament identificadores relacionades amb l’organització, el funcionament o l’activitat pública de l’entitat a la qual es dirigeix la sol·licitud.

En cas que les limitacions previstes en aquest article s’apliquin únicament a determinades parts de la informació pública sol·licitada, l’accés s’ha d’acordar prèvia dissociació de les dades protegides de caràcter personal, de manera que s’impedeixi la identificació de les persones afectades.

La normativa en matèria de protecció de dades personals és d’aplicació al tractament posterior de les dades obtingudes a través de l’exercici del dret d’accés a la informació pública.

Ús de les cookies